Nichts geht mehr ohne – Digitalevents: Was aber entscheidet über den Erfolg? Wie sieht eigentlich ein packendes Programm aus? Und womit lassen sich die Teilnehmer bis zum Schluss fesseln? mashUP gibt Ihnen zum Einstieg 10 Tipps mit auf den Planungsweg … Viel Spaß!
1. In der Kürze liegt die Würze.
Online ist die Aufmerksamkeitsspanne deutlich kürzer. Das ist kein Geheimnis. Deshalb klicken weder lange noch langatmige Sessions. Optimal dagegen laufen kompakte Deep Dives mit einer Dauer von maximal 30 Minuten. Spätestens nach 45 Minuten ist dringend ein Wechsel angesagt – ob beim Setting, beim Format oder beim Speaker.
2. Die Spannung steigt mit der Inszenierung.
Eine gute Geschichte bildet den perfekten Rahmen für eine kluge Dramaturgie. Denn die steuert nicht nur das Erlebnis, sondern auch das Engagement der Teilnehmer. Ein klares Programm, stringente Abläufe und inhaltliche Vorgaben für die Sessions bringen den roten Faden auf (Überhol-)Spur.
3. Eine Überraschung hebt die Stimmung.
Unerwartete Momente machen Laune, sorgen für Abwechslung und binden die Teilnehmer an ihre Rechner und Laptops – beispielsweise das provokante Meet & Greet mit einem innovativen Influencer, der Yoga-Boost zur kreativen Kaffee-Pause oder das schräge Fusion-Konzert mit Gin Tasting zum Networking.
4. Ein Event braucht eine Bühne.
Eine Webcam oder ein Avatar allein machen noch keinen Event. Akteure wie Hosts und Speaker verlieren in rahmenlosen Settings schnell ihre Wirkung – und das Interesse der Teilnehmer. Digitale Räume dagegen wecken Neugierde. Räume, die authentisch daherkommen und idealerweise auf das eigene Unternehmen einzahlen wie beispielsweise ein Foyer, eine Produktion oder ein Showroom.
5. Der Einstieg erfolgt flexibel.
Über den Rechner oder das Laptop aus dem Homeoffice, aber auch über das Tablet oder das Smartphone vom Sofa aus – ein Digitalevent ist nur so gut wie seine Software-Lösung. Die User Journey, die mit der Einladung und der Registrierung beginnt, muss schnell, einfach und intuitiv funktionieren – und natürlich auch mobil klappen.
6. Eine Begrüßung ist willkommen.
Ein sympathisches „Hallo!“ durch den Organisator oder Host gehört nicht nur zum guten Ton. Es bietet auch die Chance, unter anderem die Agenda sowie wichtige „Benimmregeln“ zu adressieren – beispielsweise das Ausstellen der Mikrofone, um Hintergrundgeräusche zu vermeiden, die Freigabe von Webcams oder die Teilnahme an offenen Chats.
7. Das Miteinander belebt den Austausch.
Events – ob analog oder digital – leben vom aktiven Miteinander der Teilnehmer. Das ist auch der Grund, warum so gut wie alle gängigen Software-Lösungen über interaktive Features wie Quizze und Umfragen verfügen. Wem das nicht reicht, greift einfach zu den überaus munteren Event-Apps unter anderem für Networking, Whiteboards oder Games.
8. Eine stabile Technik macht den Unterschied.
Die Bühne steht, die Speaker sind gebrieft, die Teilnehmer eingeloggt – doch dann machen plötzlich Ton und Bild schlapp. Was für ein Horror-Szenario! Deshalb gilt für jeden Digitelevent: Technik-Test, Technik-Test, Technik-Test. Und zwar mit allen, wirklich allen Akteuren, um mögliche Probleme schon im Vorfeld aus dem Weg zu räumen. Immer eine gute Investition: die Beauftragung eines professionellen Technikpartners oder des Support-Teams der eingekauften Software-Lösung.
9. Schnelles Feedback fördert die Akzeptanz.
Sessions sind nicht gleich Sessions. Keine Frage! Dennoch macht es Sinn, nach den ersten Programmpunkten proaktiv Feedback einzuholen, um noch während des Digitalevents an möglichen Stellhebeln zu drehen – und sei es nur, die Anzahl von Slides bei PowerPoint-Vorträgen zu begrenzen.
10. Nach dem Event ist vor dem Event.
Ende gut, alles gut: Denn Digitalevents laufen länger und stellen Keynotes, Sessions & Co auch noch on-demand zur Verfügung. Ein echter Mehrwert! Parallel kümmert sich der Organisator um die Nachkommunikation sowie die Auswertung der Eventdaten, die relativ genau zeigen, was wie ankam. Teilnehmerzahl und Teilnahmedauer lügen nicht!
Fakt ist: Digitalevents liefern weitaus mehr als eine tröge Abfolge von PowerPoint Präsentationen. Mit kreativen Ideen und einer klugen Planung, die gerade auch der Nachbereitung ausreichend Gewicht gibt, stehen die Chancen gut, Teilnehmer für sich zu gewinnen – und vielleicht sogar langfristig zu binden.